1、 拟因公出国（境）团组、人员应提前1学期或1学年向所在单位提出出国立项申请，填写《江苏理工学院因公临时出国（境）申报表》（赴香港超过一个月者，以及赴港工作、合作研究、就读、培训等事宜，还需填写《赴港访问、工作、培训、就读事宜申请表》）。所在单位（院、系、部、处）行政主管领导和党总支（支部）书记签署意见后报我院国际合作与交流处。组团出访的同时应提交所在单位（院、系、部、处）党政联席会议同意申请团组人员出访的书面会议纪要。
2、 国际合作与交流处接到申报材料后，根据归口管理情况由人事处、科技处等有关部、处会签，然后，如必要可按相关任务报其主管副院长阅签。最后报外事主管院长签发（特殊情况根据主管院长意见，还需报院党委会审批。一般多人组团出国（境）需报党委会审批同意。）。主管外事院长签发后，由国际合作与交流处专办员报江苏省人民政府或省外办审批。
3、 未经学校上报，直接接到外组团通知的人员，应先将出国任务通知书原件转交所在单位（学院、系、部、处），由所在单位（学院、系、部、处）签署书面意见后报国际合作与交流处，国际合作与交流处报学院同意后向江苏省人民政府或省外办发同意参团的意见函，批准后开始办理相关手续。
4、正式向江苏省人民政府或省外办申请办理因公临时出国参加国际会议、交流访问、合作科研、短期讲学及培训等事宜，一般需提前50天上报；办理因公临时出境赴港澳台地区参加会议、交流访问、合作科研、短期讲学及培训等事宜，一般需提前60天上报。